Modernização da emissão e retenção de documentos relativos à saúde e segurança do trabalho
O Secretário Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia emitiu a Portaria nº 211, de 11 de abril de 2019, que afeta diretamente a maneira como empresas emitem, guardam e disponibilizam documentos relativos à Saúde e Segurança do Trabalho.
Documentos poderão ser assinados eletronicamente, por Certificado Digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICPBrasil). Entre os documentos elegíveis ao novo tratamento estão o Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), Atestados de Saúde Ocupacional (ASO), dentre outros.
A assinatura eletrônica, hoje, é facultativa, mas a Portaria estabelece que será obrigatória para todas as pessoas jurídicas, escalonando-se o prazo de implementação: 5 anos para microempresas e microempreendedores, 3 anos para empresas de pequeno porte e 2 anos para demais empresas, sempre a contar da vigência da Portaria (11/04/2019).
A Portaria também estabelece que esses documentos assinados digitalmente e sua respectiva guarda eletrônica terão plena força probatória para fins de fiscalização pelos auditores fiscais. Trata-se de inovação importantíssima, pois permitirá segurança jurídica às empresas: documentos digitais passarão a ter a mesma força probatória que versões físicas.
Nota-se que a Portaria representa um grande progresso, permitindo maior facilidade na emissão, trânsito e retenção desses documentos estratégicos. Cabe agora revisitar as políticas dos departamentos de saúde e segurança para adaptação a esta nova realidade, observando os prazos de transição.