Medidas para mitigação de riscos tributários no dia a dia das empresas
É inquestionável o fato de que o sistema tributário brasileiro impõe às empresas aqui estabelecidas um custo de conformidade muito elevado e que, diante de sua complexidade e falta de clareza, muitas vezes leva ao declínio (ou até mesmo inviabiliza) a abertura de novas empresas em solo nacional.
Não bastasse a alta complexidade das regras atuais e seus custos decorrentes, a carga tributária brasileira também é elevada e as multas pelo não cumprimento das obrigações, sejam elas principais (o pagamento do tributo em si) ou acessórias (entrega de declarações e afins), impõe ao contribuinte o risco de cobrança de valores altos, na maioria das vezes superiores ao do próprio tributo.
Dessa forma, é muito importante que os sócios e administradores tenham em mente que a mitigação dos riscos tributários é de extrema necessidade tanto para a saúde financeira da empresa como para a segurança do seu próprio patrimônio, uma vez que a inclusão dos dirigentes de empresas como responsáveis tributários é medida relativamente comum (porém, ilegal, na maioria das vezes), para forçar ou catalisar o pagamento das obrigações tributárias não adimplidas pela pessoa jurídica.
Nesse sentido, importante destacar que as Fazendas Públicas buscam, indiscriminadamente, a responsabilização dos sócios e gestores por débitos tributários das pessoas jurídicas e, apesar de tal responsabilização muitas vezes não possuir resguardo legal, os tribunais nacionais – de maneira imprecisa e perfunctória – vêm acolhendo a pretensão fazendária.
Em nosso pensar, algumas medidas que podem ser tomadas de forma preventiva quanto aos procedimentos da empresa para evitar autuações fiscais são:
Treinamento dos times envolvidos no cumprimento das obrigações tributárias
A devida instrução dos colaboradores responsáveis pelo cumprimento das obrigações tributárias pode reduzir o risco de autuações decorrentes de erros de procedimentos do dia a dia.
O treinamento dos responsáveis pelas atividades fiscais é necessário para que estes possam cumprir adequadamente, e com muita atenção, as obrigações tributárias.
Acompanhamento constante das atualizações das normas tributárias
É imprescindível que a empresa faça um acompanhamento contínuo das normas tributárias que lhe são aplicáveis, tendo em vista que eventual alteração (aumento de alíquota, forma de recolhimento, prazo de recolhimento, etc.) não observada pela empresa pode acarretar no seu descumprimento a partir da entrada em vigor da norma e, consequentemente, no risco de autuação com imposição de multa caso tal descumprimento seja verificado em fiscalização.
Auditorias internas para identificação de eventuais erros de procedimento
A realização de auditorias internas é de extrema relevância para identificar possíveis falhas no cumprimento das obrigações tributárias, seja decorrente de erros na entrega de obrigações acessória ou equívoco na aplicação de determinada norma tributária que acarreta no recolhimento a menor do tributo.
Com a identificação do erro antes de eventual fiscalização a empresa tem a possibilidade de corrigir não só o procedimento a partir da sua identificação como retificar as obrigações acessórias transmitidas de forma equivocada sem o pagamento de multa, e recolher eventual tributo sem o pagamento de multa de ofício através do instituto da denúncia espontânea.
Importante mencionar que tais auditorias podem identificar procedimentos que estavam acarretando recolhimento indevido ou incorreto de tributos, de modo que a partir de tal constatação a empresa pode reaver os valores pagos indevidamente e corrigir o procedimento.
Em caso de Fiscalização, sempre avaliar a apresentação da documentação solicitada bem como as formas de apresentação da informação para evitar a lavratura de auto de infração
Caso a empresa seja intimada do início da fiscalização é importante que a apresentação dos documentos e informações requisitados pelo Fisco seja avaliada sempre com muita cautela.
Sempre que possível é recomendável que a empresa consulte advogados especializados em Direito Tributário para que o cumprimento da fiscalização não implique na lavratura de auto de infração contra a empresa ou ao menos que o auto de infração contemple apenas o valor devido de fato.
Atenção na recepção de documentos para que intimações sejam cumpridas
É relevante informar e treinar os funcionários e recepcionistas responsáveis pela portaria da empresa para prontamente direcionar documentos de ordem fiscal ao setor competente, assim como identificar a data de recebimento – muitas vezes há a possibilidade de autuação por não atendimento de fiscalização bem como responsabilização dos sócios e administradores por embaraço à fiscalização.
Promover o Planejamento Tributário consistente e com substância econômica
Visando a segurança jurídica da sociedade é necessária a atribuição de legalidade e cunho econômico nas movimentações ou reordenações de ordem fiscal. Sob essa perspectiva, o planejamento tributário “consistente” seria aquele em que são consideradas alternativas legais baseadas nas particularidades da operação da empresa em benefício da atividade fim.
Note-se que, principalmente para assuntos Federais e Estaduais, nos casos de descumprimento de obrigações tributárias (principal ou instrumental), há imposição de multa que pode variar de 50% a 100% do valor não recolhido e, para situações de não observância de normas ou procedimentos fiscais, há a cobrança de percentuais sobre o montante da operação, o que pode gerar autuações com débitos muitas vezes superiores ao próprio tributo devido.
Portanto, há a necessidade de realização de uma análise estratégica e dinâmica dos procedimentos da empresa, dentro de uma situação de observância estrita da legalidade. Aliás, pensar em segurança jurídica é agir nos termos da lei, estando a organização, dessa forma, abraçada pela força do nosso sistema de direito.